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| Utiliser un traitement
de texte | |
Les traitements de texte sont des outils
conçus pour manipuler des textes, des documents. Avant d'en donner une
présentation plus détaillée, nous rappelons quelques notions qu'il faut avoir en
mémoire pour mieux comprendre et donc mieux utiliser ces outils.
| 3.1 |
Structure d'un
document | |
Définir
la structure d'un document ne signifie pas définir sa
présentation. Sa structure ne dépend que de son sens, sa présentation
n'est que l'apparence qu'il prendra.
Par exemple les deux documents de la
figure 3.1
ont la même structure (il s'agit en fait du même texte), mais des présentations
différentes.
0.6
5emUn titre.
Le
titre est suivi de quelques phrases. Le fait d'être un titre ne dépend pas de
la présentation, mais fait partie intégrante de la structure du texte.
La
notion de paragraphe est elle aussi indépendante de la présentation, ce qui
n'est pas le cas, par exemple, de la longueur d'une ligne. 0.6
Un titre. Le titre est
suivi de quelques phrases. Le fait d'être un titre ne dépend pas de la
présentation, mais fait partie intégrante de la structure du texte.
La
notion de paragraphe est elle aussi indépendante de la présentation, ce qui
n'est pas le cas, par exemple, de la longueur d'une ligne.
Figure 3.1 : Différence entre présentation et structure
d'un texte Il y a quatre niveaux conceptuels distincts dans la structure
d'un texte, lorsqu'on n'attache aucun sens au texte :
- le document dans son ensemble : rien de plus à expliquer ;
- le paragraphe : c'est un bloc, constitué de phrases ; deux
paragraphes sont séparés par un retour à la ligne impératif ; un paragraphe
peut commencer par un retrait de début de ligne ;
- la phrase : c'est un groupe de mots (et éventuellement de signes
de ponctuation) ; deux phrases sont séparées par un point (simple,
d'interrogation, ou d'exclamation) ;
- le mot : c'est un groupe de lettres ; deux mots sont séparés par
un espace ou un signe de ponctuation.
Il faut remarquer que la
ligne ne fait pas partie de la structure du document. Elle n'apparaît
que dans la mise en page.
Lorsqu'on veut écrire un texte, on s'attache
souvent dans un premier temps à trouver un plan, une structure sémantique. La
présentation doit aussi refléter cette structure, qui doit, dans un certain
sens, être aussi saisie.
On peut alors distinguer trois étapes totalement
différentes dans la conception d'un document :
- l'entrée : saisie, mais cela peut aussi être le chargement depuis
un disque ; c'est dans cette partie qu'on définit la structure du document ;
- la mise en page : on associe une présentation à chaque élément de
la structure ; en principe, sauf exceptions, tous les éléments de même type
doivent avoir la même présentation ; on parle du style de ces éléments ;
- la sortie : production d'un document papier (impression) ou
sauvegarde sur le disque en vue d'une réutilisation ultérieure.
| 3.2 |
Fonctionnalités d'un
traitement de
texte | |
Les
possibilités d'une application sont souvent appelées : fonctionnalités.
| Obtention et Révision des
données | | Les
textes peuvent être obtenus de plusieurs façons. La frappe au clavier (ou
saisie) est la plus directe, mais elle n'est pas la plus adaptée si le document
préexiste. Si le document a déja été saisi, il a certainement été enregistré
dans un fichier1. On peut alors y avoir accès une nouvelle fois. Si le
document est imprimé, on a parfois recours à un scanner et à un logiciel de
reconnaissance de caractères. On peut obtenir des textes par le courrier
électronique, par une recherche sur Internet, par le biais d'un autre logiciel.
Pour généraliser, les textes peuvent provenir d'autres logiciels que Word. On parle alors d'importations de fichiers de
divers formats.
Pour permettre une facilité dans la saisie et la
révision des textes, le traitement de texte offre des fonctionnalités de
déplacement et de défilement du texte, de sélection, de suppression, toujours
relatives aux éléments constitutifs de base, à savoir les caractères, les mots,
les lignes, les phrases...Par exemple, dans Word, vous
pouvez vous déplacer de caractère en caractère, de mots en mots etc.
| Mise en forme d'un
document | | Pour
un caractère, la mise en forme consiste à lui donner une taille, une police
(dessin de base des caractères), le mettre en gras ou en italique etc. À chaque
élément du texte (caractère, mot, ...) correspond une mise en forme
particulière. La mise en forme peut se révéler très longue pour des documents
importants si elle n'est pas pensée et automatisée. Les styles relèvent de
l'automatisation de la mise en forme de documents, ils révèlent la structure du
document.
Par exemple, il est utile de définir un style qui réduit les
marges gauches et droites, met en italique les caractères, aligne à droite les
retours à la ligne... pour saisir un recueil de poèmes.
| Modification et
Vérification | | Rechercher
tous les Jacques et les remplacer par des Gaston dans votre recueil de poèmes
d'adolescent(e)s peut prendre du temps si vous avez aimé Jacques et la poésie.
Il est donc intéressant de disposer d'outils qui vous permettent d'effectuer
cela sans trop de peine et avec suffisamment de souplesse pour éviter de faire
référence à Gaston Prévert en citant vous sources d'inspiration. Ces outils
existent dans les traitements de texte.
Les correcteurs orthographique et
grammatical semblent de plus en plus courants même si ils sont souvent très peu
<< performants >>. La correction grammaticale en particulier est
souvent sans intérêt.
| Fonctionnalités au niveau du
document | |
Pour
des documents plus techniques ou académiques ou simplement plus longs, il sera
fatalement nécessaire de gérer, glossaires (un mini dictionnaire qui donne la
définition de mots techniques ou inhabituels), index (une table qui donne le
numéro de la page où un mot, une notion est utilisé), tables de matières ou de
figures, de contrôler la pagination, la numérotation, le colonnage
etc.
Permettre des vues de niveaux différents sur son document est
important pour l'homogénéité et la continuité. Le plan vous montre le document
en suivant le niveau des titres, cache ou découvre des parties si
nécessaire.
| Fonctionnalités liées à la
diffusion | | La
première : l'impression. Mais, avec la multiplication des réseaux, on peut
maintenant faxer, émettre un courrier électronique, diffuser ou faire circuler à
des utilisateurs comme on envoie une note de service ou un document à lire et
commenter.
Les traitements de texte se sont adaptés en offrant des
fonctionnalités comme par exemple le routage, l'équivalent du coup de stabilo ou
de la note en marge, le commentaire.
La
lettre de rappel de votre logeuse a peut-être été mûrement réfléchie, mais aux
HLM il ne fait pas de doute que de la détection des mauvais payeurs à la mise
sous enveloppe, la main de l'homme intervient peu.
Des lettres types,
prises comme modèles de document, automatisent les courriers d'entreprise en
inscrivant de base le logo, les adresses, les références, la formule de
politesse etc.
Le publipostage permet avec un seul texte et une liste de
valeurs (par exemple des noms et des adresses) de créer des dizaines de lettres
personnalisées. Les sociétés de marketing direct qui m'annoncent chaque semaine
que j'ai gagné une voiture, une montre en or et un voyage aux Caraïbes se
servent beaucoup de cette fonctionnalité. D'autant plus que les étiquettes à
coller sur les enveloppes peuvent être créées dans le même mouvement sans aucun
effort supplémentaire.
Enfin après tout ça, si vous parvenez encore à
répéter quotidiennement la même suite de 20 manipulations du clavier et de la
souris, c'est que vous n'avez pas encore découvert l'enregistrement de
macros-commandes qui permettent justement de remplacer tout cela par un léger
click sur un bouton.
Word est un traitement de texte wysiwyg2. Vous allez donc pouvoir écrire vos textes facilement,
leur donner facilement la présentation que vous désirez, les enluminer
facilement, les surcharger facilement, et finir, très facilement, par les rendre
illisibles.
La présentation d'un texte imprimé nécessite en effet un
minimum de technique et de méthode. Il ne faut jamais perdre de vue qu'un texte
imprimé est a priori fait pour être lu, ce qui implique qu'il doit être
lisible.
Les utilisateurs débutants d'un traitement de texte (et
encore plus pour un traitement de texte performant comme Word) ont tendance à vouloir utiliser le plus possible des
possibilités du logiciel. Ce faisant ils pensent le rendre plus agréable. Cela
ne fait, en général, que le rendre difficilement lisible. Vous pouvez allez voir
les dernières lignes du 3.6.7
à la page ??
qui, bien qu'un peu caricaturales, vous convaincront que l'abus est nuisible en
tout.
Le document que vous êtes en train de lire, même s'il n'a pas la
prétention d'atteindre la perfection3, est là pour vous donner les premiers conseils de
survie.
| 3.4 |
Présentation du
logiciel | |
Vous
trouverez à la figure 3.2
la fenêtre de Word telle qu'elle se présente au
démarrage.
Figure 3.2 : Fenêtre de Word
au démarage Dans cette fenêtre vous pouvez distinguer plusieurs
zones.
Voir
figure 3.3.
Elle contient, comme son nom l'indique, le titre de la fenêtre : Microsoft
Word. Elle contient également le nom du document en cours d'édition (le
fichier actuellement ouvert s'appelle Document1 ; un tel nom signifie
en général que le document n'a pas encore été sauvegardé). La barre de titre
contient également à droite le bouton de fermeture, ( ) et les boutons de
mise en plein écran ( ) et mise en barre de
tâche ( ).
Figure 3.3 : Barre de titre de Word
Voir
figure 3.4.
Cette barre donne accès aux différents menus : fichier, édition, affiche,
insère, format, outils, tableau, écran et ? (aide).
Figure 3.4 : Barre de menu de Word
Voir
figure 3.6.
Elle donne accès aux principaux outils de Word, en
particulier :
 | les outils d'accès aux fichiers ( ) : nouveau fichier,
ouverture d'un document existant, sauvegarde du document ;
| les outils d'impression, de visualisation, de correction orthographique.
( )
| les outils d'édition ( ) : couper, copier,
coller, copier une mise en forme ;
| la liste des styles de paragraphe ( ) : permet de
choisir le style d'un paragraphe ;
| la liste des polices ( ) : permet de
choisir la police des caractères (times, courrier, sans sérif, etc...) ;
| la liste des tailles ( ) : permet de
choisir la taille des caractères (le terme officiel est le corps du
caractère), exprimée en points ; une taille de 8 à 10 points est une taille
normale ;
| les outils de mise en forme des caractères ( ).
| les outils de alignement des paragraphes à gauche, à droite,
centré, ou justifié ( ) : permettent
d'aligner le texte d'un paragraphe (voir figure 3.5).
|
| | | | | | |
Figure 3.6 : Barre d'outils de Word
Voir
figure 3.7.
C'est la zone dans laquelle vous taperez votre texte. On trouve sur ses bords la
règle (en haut), et les ascenseurs (à droite et en bas).
Figure 3.7 : Zone de saisie de Word
Voir
figure 3.8.
Elle vous donne des informations sur le texte, l'occupation mémoire, la position
du curseur dans le texte, l'état des touches majuscule et
numérique, etc...
Figure 3.8 : Barre d'état de Word
| 3.5.1 |
La première chose à
oublier | |
On
vous a sans doute déjà dit : << C'est comme une machine à écrire.
>>
NON ! Un traitement de texte ne doit pas s'utiliser comme une
machine à écrire.
La caractéristique première de l'utilisation d'un
traitement de texte est la frappe au kilomètre. C'est-à-dire que vous
ne devez pas aller de vous-même à la ligne en cours de paragraphe. Si vous ne
voyez pas pourquoi, retournez lire le paragaphe qui présente la structuration
d'un document, page ??.
Vous y comprendrez que le retour à la ligne à un sens particulier : il s'agit du
séparateur de paragraphes.
| 3.5.2 |
Les << mauvais
>>
décalages | |
Une
deuxième différence entre la bonne utilisation d'un traitement et la mauvaise4 : il ne faut jamais construire à la main les
espacements nécessaires dans un texte. Les espacements en question sont les
retraits en début de ligne, les alignements des listes, la séparation entre deux
paragraphes, les espaces permettant l'alignement des éléments d'un tableau, etc.
On n'utilisera jamais la touche d'espacement pour produire des décalages
horizontaux, on n'utilisera jamais la touche Entrée pour produire des
décalages verticaux. Ainsi dans la figure 3.9,
aucun des décalages n'est produit à la main, mais tous sont définis
dans la structure du texte.
[h]0.7 Dans ce texte on trouve un tableau :
| Marseille |
1200,00 F |
| Brest |
800,00 F |
| Arras |
99,00 F | suivi d'une
liste :
| le premier élément de la liste peut parfaitement occuper plusieurs
lignes sans que l'on doive se préoccuper de l'alignement des marges ;
| tout doit être automatique, sans qu'on ait à calculer soi-même le nombre
de caractères à y insérer. |
|
La fin de la liste doit nous ramener au
bon endroit.
Et l'espacement vertical ne doit pas être produit
manuellement.
Figure 3.9 : Exemples des espacements dans un
texte
| 3.5.3 |
Règles de
typographie | |
Rappelons
ici quelques règles de saisie usuelles pratiquées en dactylographie française5 :
| vous devez saisir un espace :
 | avant la double ponctuation6 (! ? : ;) ;
| avant le % et en général les unités monétaires, kilométriques,
etc.
| avant les guillemets fermants ( >>) et le tiret lorsqu'il
est utilisé en milieu de phrase (--) ;
| après >> (et bien sûr après , ; : . ! ?) et
tiret7 ; |
| | |
Remarques :
| Certains traitements de texte savent insérer automatiquement les espaces
avant les doubles ponctuations, et il est alors inutile de les taper.
Vérifiez sur celui que vous utilisez ; il peut parfois s'agir d'un réglage à
faire.
| Ces règles ne concernent que la ponctuation française. En anglais il n'y
a jamais d'espace avant la ponctuation. |
|
| Les parenthèses. La principale question est : << Comment mettre des
espaces ? >> La règle est simple : les parenthèses doivent être collées
à ce qu'elles entourent ; le bloc ainsi obtenu se comporte comme un mot,
c'est-à-dire qu'on mettra des espaces avant ou après ce bloc, comme s'il
s'agissait d'un seul mot. Par exemple :
| Ceci est un bon exemple (un exemple, dites-vous ?) d'utilisation des
parenthèses.
| Ceci est un mauvais exemple ( un exemple, dites-vous ?)
d'utilisation des parenthèses.
| Ceci est un mauvais exemple (un exemple, dites-vous ? )
d'utilisation des parenthèses.
| Ceci est un mauvais exemple (un exemple, dites-vous ?)d'utilisation des
parenthèses.
| Ceci est un mauvais exemple(un exemple, dites-vous ?) d'utilisation des
parenthèses. |
| | | |
| les guillemets français s'écrivent << ainsi >> ; toute autre
sorte de guillemets est à prohiber en français (` " ' ` ' `` ,,
'') ;
| les nombres ne s'écrivent pas en anglais comme en français : il faut
mettre une virgule pour séparer les unités de la partie décimale, exemple :
1,5 km et mettre un blanc insécable pour séparer les tranches de mille
comme dans 12 345,678 91. |
| | |
Ce qui suit est plus particulièrement lié à
la présentation du document mais doit être pris en compte dès la saisie :
| les locutions latines sont mises en italique dans le texte en romain (sauf
pour cf., etc. et toutes les locutions francisées comme critérium) ;
| les noms propres se composent en petites capitales (mais le prénom reste
en romain) soit par exemple : Donald Knuth ;
| ne pas mettre de point entre les lettres des sigles (ratp, sncf...) sauf lorsque ce sigle est peu connu et
s'énonce lettre par lettre ;
| le caractère insécable ne s'utilise que pour corriger une coupure
malheureuse ; son utilisation systématique ne facilite pas la relecture et est
bien souvent sans raison d'être dans les textes courants ; toutefois on pourra
l'utiliser entre prénom et nom lorsque le prénom est abrégé
comme dans D. Knuth 8 ;
| les majuscules doivent toujours être accentuées ;
| dans les titres, ne mettre de majuscule qu'à la première lettre du premier
mot ; ne pas terminer un titre par un caractère de ponctuation (à l'exception
des points d'exclamation et d'interrogation) ;
| dans une énumération simple comme celle-ci (c.-à-d. ne comportant pas plus
d'une phrase par élément), vous devez commencer chaque élément par une
minuscule et le terminer par un point virgule (sauf le dernier). |
| | | | | |
| 3.5.4 |
Comment bien saisir
les séparations dans le texte
? | |
- Pour séparer deux paragraphes : jamais avec la touche Entrée. Il
faut faire cela en jouant sur la description des paragraphes (voir
page ??).
- Pour faire des décalages horizontaux : jamais avec la touche
Espace. A faire dans la description des paragraphes, ou en utilisant
les tabulations.
| 3.6 |
Mise en page d'un
texte | |
| 3.6.1 |
Généralités sur la
manipulation des
caractères | |
Vous
pouvez changer :
- la police : times, courrier, sans
sérif, etc ;
- le style : gras, italique ou souligné ;
- la taille : exprimée en points ; une taille de 8 à 10 points est une
taille normale.
| 3.6.2 |
Généralités sur la
manipulation des
paragraphes | |
Les
principaux réglages possibles dans la manipulation d'un paragraphe sont
:
- tous les réglages existant sur les caractères (ils s'appliquent alors à
tous les caractères du paragraphe) ;
- la marge gauche, la marge droite et le retrait en début de première ligne
;
- l'espacement avant, l'espacement après (la hauteur laissée vide avant et
après le paragraphe) ;
- les veuves et orphelins : la façon dont un paragraphe est autorisé à
laisser traîner quelques lignes seules en début ou en fin de page,
ainsi que la façon dont on doit lier les paragraphes entre eux (par exemple un
titre ne doit pas rester seul en bas d'une page alors que le texte
correspondant est en début de page suivante).
Deux cas peuvent se
produire lorsqu'on veut donner un certain style (c'est-à-dire une certaine
présentation) à un paragraphe :
- Le texte est court ou comporte un seul paragraphe de ce style : on modifie
ce paragraphe, et on passe à autre chose.
- Le texte comporte plusieurs paragraphes de ce style : ne pas les modifier
(taille des caractères, espacement, etc...) un par un ; on modifie un des
paragraphes devant avoir cette présentation, on enregistre le style dans la
liste des styles, et on utilise cette liste pour définir le style des
autres paragraphes.
On peut également utiliser les styles prédéfinis. S'ils
ne vous plaisent vraiment pas, redéfinissez les.
Un des avantages de cette
façon de faire : si vous changer d'avis quant à la présentation de ces
paragraphes, il suffira de changer le style et tous les paragraphes de ce
style seront changés.
| 3.6.3 |
Retrait en début de
ligne | |
On
peut définir, sur chaque paragraphe, la marge et le retrait en
début de première ligne :
La marge est un décalage par rapport au
bord gauche du papier de toutes les lignes du paragraphe, sauf la
première.
Le retrait en début de première ligne est un décalage par
rapport aux autres lignes du paragraphe.
On peut donc définir des textes
:
| avec retrait négatif :
[t]0.5 -3em Ceci est un texte avec retrait négatif en début
de paragraphe. Ceci est un texte avec retrait négatif en début de
paragraphe.
Ceci est un texte avec retrait négatif en début de
paragraphe.
| avec retrait positif :
[t]0.5 3em Ceci est un texte avec retrait positif en début
de paragraphe. Ceci est un texte avec retrait positif en début de
paragraphe.
Ceci est un texte avec retrait positif en début de
paragraphe.
| sans retrait :
[t]0.5 Ceci est un texte sans retrait en début de
paragraphe. Ceci est un texte sans retrait en début de paragraphe.
Ceci
est un texte sans retrait en début de paragraphe. |
| |
| 3.6.4 |
Pourquoi utiliser les
retraits
? | |
Il peut sembler tentant d'oublier
d'utiliser les retraits, en se disant : << cela va aussi bien avec des
espaces. >> Eh bien, non ! Cela ne va pas aussi bien. En effet le
traitement de texte calcule le positionnement des caractères de façon à réussir
proprement les alignements de fins de lignes. Et il ajuste ce positionnement en
jouant sur la largeur des espaces. Ce qui fait que deux lignes différentes,
commençant par le même nombre d'espaces, peuvent très bien ne pas commencer au
même endroit.
| 3.6.5 |
Séparer deux
paragraphes | |
Pour
espacer verticalement deux paragraphes, il faut modifier ce que Word appelle l'espacement entre deux
paragraphes.
De la même façon que précédemment, il peut sembler plus
simple d'utiliser la touche Entrée pour produire des lignes vides qui
semblent avoir le même résultat.
Eh bien, non ! D'abord parce qu'il est
difficile d'ajuster finement ces espacements. Ensuite parce que cela peut vous
amener à avoir des lignes vides en début de page.
| 3.6.6 |
Aligner à l'intérieur
d'un
paragraphe | |
Par
exemple pour faire un tableau.
Il suffit de déclarer des tabulations et
d'utiliser la touche Tab pour passer de l'une à l'autre.
| 3.6.7 |
Quelques dernières
règles de
présentation | |
- N'abusez pas des présentations << exotiques >> : chacun a sa
propre conception du beau, qui ne correspond pas forcément à la conception
généralement admise du lisible. Votre document doit d'abord être
lisible.
- Dans un texte, ne pas mettre une partie à la fois en italique et
<< entre guillemets >>.
- La possibilité de manipuler de nombreuses polices de caractères est un
avantage des traitements de texte modernes qui devient vite un inconvénient si
on n'applique pas la célèbre formule : << A consommer avec
modération >>.
En effet, n'oubliez
pas, une fois de plus, que votre document doit d'abord être lisible : la multiplication
des
polices différentes n'améliore pas forcément
la lisibilité.
- 1
- Souvenez-vous que le fichier est l'unité d'organisation minimale pour bien
des applications, de stockage de données sur disque ou disquette.
- 2
- What You See Is What You Get. Type de logiciels, que l'on rencontre de
plus en plus, et qui représentent à l'écran exactement ce qui sera imprimé.
Avantages : pas (ou peu) de surprises lors de l'impression. Inconvénients :
impossibilité de procéder à des réglages fins (la manipulation à la souris
étant moins précise qu'une description numérique).
- 3
- On va essayer quand même !
- 4
- C'est-à-dire comme une machine à écrire.
- 5
- Cette partie est fortement inspirée (pour ne pas dire recopiée) d'un
document produit par Bernard Gaulle, Notice
d'utilisation du style french multilingue du 10 Avril 1996, livré avec la
distribution francisée du logiciel LATEX.
- 6
- Elle est aussi appelée ponctuation haute.
- 7
- il s'agit là du cas général ; vous trouverez aisément de nombreux exemples
où il ne faudra pas saisir d'espace après ces caractères de ponctuation.
- 8
- Autre exemple, entre chiffres et unités comme dans :
130 km/h.
|
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