Tableur EXEL

Tableur

5.1

Qu'est-ce qu'un tableur ?

Comme toute application informatique, un tableur permet de saisir des données, de faire des traitements sur ces données et de les afficher. Les originalités du tableur sont l'organisation des données et les fonctionnalités de haut niveau mises à disposition de l'utilisateur. Le tableur est très adapté pour manipuler des chiffres, des listes, pour effectuer des calculs, des statistiques. Il est utilisé dans les entreprises à des fins de secrétariat, mais aussi comme outil de direction important pour l'aide à la décision. Relié à des bases de données, il permet d'extraire puis de représenter avantageusement des informations, d'effectuer des synthèses, des bilans et des simulations qui serviront de bases aux décideurs.

5.1.1

Organisation

Les composants

Les données (du texte, des nombres, des dates,...) sont stockées dans des cellules. Chaque cellule se trouve à l'intersection d'une ligne et d'une colonne dans une feuille de calcul. Un classeur est un ensemble de feuilles de calcul.

Une première approche des références

Chaque élément, classeur, feuille de calcul, ligne, colonne, cellule est désigné par sa référence. La référence permet d'identifier précisément et sans ambiguïté un élément. Par exemple, les lignes portent des numéros comme 1,2,3..., les colonnes portent des lettres A,B,C,... et les cellules sont référencées comme à la bataille navale A1, B6, D3,...

La notion de référence est primordiale dans le tableur. Elle est la base de l'élaboration de formules qui effectuent des calculs. On a la possibilité de nommer par un nom clair une ou des cellules et de remplacer ainsi la notation << bataille navale >> assez illisible.

Valeurs, formules, fonctions et formats

Chaque cellule peut contenir une valeur. Cette valeur est soit saisie directement par l'utilisateur ou est le résultat d'un calcul exprimé par une formule. Une valeur possède un type et est affichée sous un format.

Les types: sont par exemple : des valeurs numériques entières ou décimales, des mots ou des phrases (appelées en informatique chaînes de caractères), des valeurs logiques (VRAI ou FAUX, appelées valeurs booléennes en informatique).
Les formules: sont des expressions qui sont évaluées par le tableur et retournent un résultat. Par exemple, (1+cos(5))*2-1 est une formule (mathématique). Les formules sont bâties avec des fonctions. Dans ce dernier exemple, cos est une fonction, mais aussi +, * et -. La facilité d'utilisation du tableur provient aussi du fait qu'on puisse mettre des références de cellules ou d'ensembles de cellules dans les formules. On peut donc écrire par exemple : (1+cos(A1))*B2-C3. L'expression sera évaluée avec la valeur contenue dans la cellule A1, la cellule B2 et la cellule C3.
Les formats: sont les attributs des cellules qui permettent de présenter lisiblement les valeurs. On peut citer par exemple, les formats de date, d'heure, monétaires, pourcentage, mais aussi gras, souligné, italique, ... Il faut remarquer que l'affichage du contenu d'une cellule peut être différent de la valeur contenue dans cette cellule.

5.1.2

Fonctionnalités

Le tableur est utilisé dans l'entreprise pour l'informatique de gestion (exemples: facturation, comptabilité,...), la bureautique et l'informatique de décision (exemples : prévisions, prospectives, analyses,...). Face à une tâche à informatiser, il est important de faire une analyse des besoins afin d'orienter son choix vers l'outil approprié. La liste des fonctionnalités d'un tableur permet de cerner les problèmes auxquels il est adapté.

Saisie de données

Saisie directe des contenus des cellules.: L'utilisateur tape directement les données dans les cellules du tableur. Ceci suppose un ensemble de commandes pour se déplacer dans la feuille, sélectionner des cellules, saisir, modifier des valeurs ou des formules, ou encore créer des formulaires types et des macros.
Importation de données: depuis d'autres sources (Bases de données, traitements de texte...).

Souvent, l'entreprise possède une base de données où sont rangées les informations relatives à son activité. Le tableur permet de les lire directement dans la base (sans les ressaisir) pour les manipuler. (Données externes -- MS query)

Les informations peuvent aussi provenir d'autres logiciels, de l'utilisation d'un scanner ou de dispositifs industriels. (Importation)

Pour le traitement des données

Stockage des données.: Les feuilles et les classeurs peuvent être enregistrés et servent ainsi de zones de stockage d'information.
Calculs: mathématiques scientifiques, financiers, statistiques ... sur les nombres, les dates et les heures. Il existe bon nombre de fonctions prédéfinies qui permettent aisément d'établir des statistiques, faire des cumuls, (par exemple un compte de résultat ou un bilan).
Résolution de problèmes: (maximisation de gains, minimisation de pertes...). Le tableur permet aussi de trouver les données qui optimisent ou qui permettent d'atteindre un résultat. Par exemple << Combien dois-je faire de kilomètres par an avec ma voiture pour qu'une imposition aux frais réels soit avantageuse ? >>
Simulations.: Le tableur permet de faire automatiquement des calculs sur un ensemble de données possibles et de présenter les résultats obtenus dans chaque cas. Par exemple, supposons qu'une société veuille lancer une nouvelle gamme de produit, elle construit plusieurs scénarios de ventes et le tableur calcule quels seraient les éventuels bénéfices ou pertes dans chacun des cas.
Synthèses.: C'est l'ensemble des opérations qui permettent de rassembler plusieurs résultats en un seul. Par exemple, une société peut construire un bilan de son activité en reprenant chacune des feuilles de ses représentants.
Analyse.: Le tableur peut participer à l'analyse de données, offrir des outils pour interpréter l'observation d'ensembles de résultats (traitement d'enquêtes, ...).

Présentation des résultats

La richesse du tableur est aussi de pouvoir présenter sous une forme agréable et publiable les feuilles de calculs.

Les formats attribués aux cellules sont le premier moyen de parvenir à un document clair. La couleur, les encadrements, les dessins, permettent de mettre en valeur un tableau.

Un grapheur est associé au tableur et affiche des histogrammes, des camemberts, ... à partir des informations sur la feuille de calcul.

Le document ainsi constitué peut ensuite être imprimé ou diffusé sur un réseau.

5.1.3

Méthode

Nous présentons dans ce paragraphe une étude de cas très simple pour introduire ce qu'est l'analyse pour une application qui sera programmée à l'aide d'un tableur.

ةnoncé

Une société possède différents représentants. Chacun d'eux est affecté dans un pays. Pour chaque période de quatre mois, il est nécessaire d'établir pour chacun des représentants une fiche reprenant les ventes, charges et bénéfices du représentant pour la période et pour chacun des mois de la période. Concevoir une application permettant de réaliser ceci.

Analyse

Nous allons présenter la méthode pour la conception pour un représentant et une période donnée. Le problème présenté est ici très simple. Il suffit d'organiser la feuille de calculs, de distinguer ce qui est calculé de ce qui est saisi, et de donner les formules de calcul pour ce qui est calculé.

Le résultat de l'analyse du problème à traiter avec le tableur est constituée de trois éléments : la maquette qui est une représentation sur le papier de la feuille de calcul qu'il faut programmer, le dictionnaire des cellules qui explicite le contenu de chacune des cellules importantes de la feuille et la liste des formules qui contient les formules associées aux cellules calculées. Pour des applications plus complexes, ceci sera à faire pour chacune des feuilles de calcul (sauf si elles sont similaires comme pour les représentants de notre exemple) et le fonctionnement global de l'application serait à expliciter. Des actions peuvent être automatisées à l'aide de programmes ou macros, dans ce cas, il faudrait également expliciter les programmes et macros.

Pour notre étude de cas, on obtiendrait :

La maquette: reprend les titres, les étiquettes utiles à la présentation de la feuille.
Le dictionnaire des cellules